Uz sve standardne aktivnosti, karakteristične za iniciranje bilo kog poslovnog odnosa, naš posao podrazumeva i neke specifičnosti:

Opšta shema toka projekta - opštu, standardnu i proverenu shemu izvođenja projekta prilagođavamo specifičnostima uvođenja pojedinih vrsta rešenja iz naše ponude.

Dijagnostika
Prethodi potpisivanju ugovora. U ovoj fazi upoznajemo naručioca - način poslovanja i njegove planove, želje i potrebe. Dobro poznavanje naručioca i njegovih specifičnosti je osnova za uvođenje pravog, dobro "skrojenog" rešenja.

Potpis ugovora
Ugovorom se okvirno (detaljno je moguće tek na kraju faze Analiza) definiše obim usluga i vremenski okvir za uvođenje novog poslovnog rešenja.
Nakon potpisa sledi »Kick-Off Meeting«, inicijalni satanak na kome se dogovorimo o načinu rada i komunikacije tokom realizacije projekta, odnosno saradnje. Formira se projektna grupa, koju čine vođa projekta NPS-a i preduzeća naručioca i ključni korisnici koji će na strani naručioca učestvovati u izgradnji novog sistema. U nastavku sledi obuka ključnih korisnika, koja se izvodi u cilju boljeg i lakšeg razumevanja analize, prve i najvažnije faze projekta, kao i narednih faza i ostalih važnih aktivnosti tokom projekta.

Analiza poslovnih procesa je prva i najvažnija faza svakog standardnog procesa implementacije ERP rešenja. Rezultat ove faze, ili projekta, u slučaju da se realizuje zasebno, je Dokument Funkcionalnih Zahteva (DFZ). DFZ daje preciznu sliku zatečenog stanja (20-30%) ali i, što je mnogo važnije, do detalja definiše predlog novog rešenja (70-80%), način i dinamiku realizacije svih narednih faza projekta.

Cilj projekta
Cilj projekta je sakupiti i dokumentovati funkcionalne potrebe naručioca, u dogovorenim poslovnim područjima, za potrebe uvođenja ERP sistema.
U slučaju da se analiza realizuje kao zaseban projekat, njeni rezultati (DFZ) biće odlična osnova za dobijanje lako uporedivih ponuda od više različitih dobavljača ERP rešenja - sve će ponude biti bazirana na istom izvoru (DFZ). Izbor izvođača analize ne uslovljava izbor partnera za nastavak projekta.

Na raspolaganju je više opcija:
1. rezultati analize poslovnih procesa za uvođenje ERP-a moći će se koristiti za implementaciju bilo kog ERP rešenja;
2. rezultati analize će biti u opsegu od ~80% upotrebljivi za implementaciju bilo kog ERP sistema; preostalih 20% odnosi se na specifičnosti sistema Microsoft Dynamics 365 BC (D365BC);
3. rezultati analize moći će se koristiti pre svega za implementaciju ERP sistema D365BC i sadržaće sve specifičnosti tog sistema. (Napomena: u tom slučaju analiza se izvodi na osnovu funkcionalnosti D365BC, a ne na bazi funkcionalnosti postojećeg programa).

Preporučujemo da naručilac odabere mogućnost pod 1) ako je uveren da ERP sistem D365BC nije sistem primeren specifičnostima njegovog poslovanja. Mogućnost pod 2) preporučujemo ukoliko naručilac želi da uzme u obzir ponude za implementaciju i od drugih ponuđača ERP rešenja. Mogućnost pod 3) preporučujemo ukoliko se naručilac već odlučio za D365BC.

Rezultati projekta
Rezultat analize je "Dokument funkcionalnih zahteva" (DFZ), sa uključenom GAP analizom. Sastavljen je od sledećih segmenata:
- definisanje opsega projekta,
- analiza poslovnih procesa,
- predlog unapređenja poslovnih procesa,
- GAP analiza: GAP analiza definiše razlike (GAP) i usklađenost (FIT) između standardnog D365BC sistema i potreba naručioca; tako se smanjuje rizik da sistem bude instaliran bez razumevanja osnovnih razvojnih i implementacijskih dilema.

Napomena:
Predlozi unapređenja ne utiču na samu strukturu preduzeća, jer je određivanje kompetencije zaposlenih u domenu uprave i nije deo ovog projekta. Taj deo usluga može se izvesti u odvojenom projektu unapređenja poslovnih procesa.

Poslovna rešenja koja isporučujemo kreirana su tako da u potpunosti zadovoljavaju poslovne potrebe i zahteve naših klijenata.

Da biste impementirali novo poslovno rešenje nisu uvek nužni radikalni zahvati na postojećim poslovnim procesima – najveći deo izmena i prilagođenja moguće je napraviti u samom softveru. Ovakav pristup može da pokrene čitave procese razvoja, ali i da rezultira efikasnom i brzom implementacijom već gotovih vertikalnih ili horizontalnih rešenja.
Cilj i svrha Design faze je da formuliše i dizajnira rešenje na osnovu zahteva, zaključaka i potreba definisanih u DFZ-u. Rezultat je poseban dokument, koji detaljno prezentujemo naručiocu. Paralelno sa ovim planiramo razvoj, delimo ga u faze planiramo i dodeljujemo zaduženja našim programerima.
Osnovni cilj faze Razvoj je da se formulišu i izvrše sva potrebna prilagođenja i dorade na programskoj opremi, toku dokumenata, izveštajima, integracijama... Nakon toga slede brojna testiranja i, na kraju, priprema korisničkih uputstava za sve nove segmente rešenja.

Prilagođavanje
Nakon faza Analiza i Design, a pre same implementacije u užem smislu, obavezno slede prilagođenja sistema. Neka od ključnih su:
- Prilagođavanje / Kreiranje novih entiteta (objekata)
- Prilagođavanje formi i polja
- Kreiranje pregleda
- Definisanje relacija između objekata
- Uspostavljanje sistema prava
- Definisanje šifarnika, cenovnika i popusta
- Migracija podataka iz starih sistema
- Kreiranje toka dokumenata
- Priprema izveštaja.

Priprema podataka
Paralelno sa fazom razvoj, ključni korisnici naručioca rade na pripremi (i 'čišćenju') šifarnika. U cilju što kvalitetnije pripreme, organizujemo radionice i dajemo savete i pomoć. Korisnici dobijaju unapred pripremljene datoteke, u koje prenose postojeće šifarnike.

Prvo proveravamo podešenja novog sistema. Ovo je, kao i prethodni inicijalni prenos podataka, važno za potrebe obuke, tokom koje ćemo korisnike školovati za izvođenje svakodnevnih radnih postupaka. Obuka se izvodi trostepeno, na podacima naručioca:
- osnovna/opšta obuka namenjena je svim korisnicima,
- specifična/specijalizovana obuka za pojedine profile korisnika,
- rad na konkretnim primerima.

Prenos podataka
Dok je tekao razvoj, ključni korisnici naručioca radili su na pripremi (i 'čišćenju') šifarnika. Nakon detaljne i konačne provere tako pripremljene šifarnike i podatke prenosimo u novi sistem. Zatim slede finalna testiranja. Generalni test radi se pred sam start uživo.

Start uživo/GO LIVE
Rešenje je spremno, sva testiranja završena, korisnici obučeni za rad u novom sistemu. Start uživo (GO LIVE) je trenutak u kome je izvršena prva komercijalna transakcija, odnosno dan u kome je proknjižena prva poslovna promena u novom poslovno-informacionom sistemu. Datum na koji se dogodio start uživo računa se kao datum puštanja u rad novog sistema. To je istovremeno i kraj implementacije rešenja definisanog DFZ-om.

U prvim danima nakon starta na raspolaganju smo korisnicima za pružanje konkretne pomoći u rešavanju mogućih operativnih problema i otklanjanju nedoumica, a sve u cilju njihovog što bržeg osamostaljenja. Kod dobro realizovanih projekata naša je prisutnost u ovoj fazi simbolična.

Obuka korisnika sastavni je deo skoro svakog našeg projekta. Obuke izvodimo kao sastavni deo procesa implementacije.

Povremeno organizujemo i obuke za nove i postojeće (kod izlaska nove verzije) partnere, kao i specijalističke kurseve za knjigovođe. Takođe, za naše klijente organizujemo i realizujemo razne vrste dodatnih i specijalističkih kurseva (finansije, komercijala, obračun zarada...), a moguće je realizovati obuke za pojedince i grupe korisnika koji žele da prošire i unaprede prethodno usvojena znanja i veštine.
Za ove potrebe raspolažemo savremenim školskim centrom, u svemu prilagođenom tipovima obuka iz naše ponude.

Procena i kontrola toka i opsega projekta, mogućnosti softvera i raspoloživih resursa, pre svega kadrova, samo su neki od zadataka za koje vođa projekta uvek mora da ima prava rešenja i spremne odgovore.

Znanje, veštine, sposobnosti i iskustvo vođe projekta i, pre svega, potreba da dobro poznaje poslovne procese i tehnologiju, od odlučujućeg su značaja za uspeh (ili neuspeh) svakog projekta implementacije poslovnih rešenja.

NPS vođe projekta tokom čitavog procesa implementacije novog rešenja intenzivno sarađuju sa projektnim timom i poslovnim odlučiocima na strani naručioca kako bi, uz što manje rizika i odstupanja od dogovora, implementirana rešenja i opcije, za dugi niz godina i s punim pravom, nosila epitete najoptimalnijih i najracionalnijih izbora. Cilj je izbeći suviše velike (često i nepotrebne) modifikacije poslovnih rešenja, ili značajne (i bolne) korekcije poslovnih procesa u procesu usaglašavanja sa visokim standardima inkorporiranim u novo poslovno rešenje.

Start uživo ne znači i kraj projekta. Da bi naručilac na najbolji način i u najvećoj mogućoj meri koristio sve prednosti novog sistema, pobrinuće se naš »Centar za pomoć korisnicima«. Za pomoć i podršku našim korisnicima je, svakog radnog dana u periodu od 8h do 16h, na raspolaganju naš:
- "Help desk" - neposredna podrška, putem telefona i/ili interneta, za sve korisnike sa kojima imamo sklopljen ugovor o održavanju. Kratki pozivi, jednostavna/tekuća pitanja i problematika;
- "Service desk" - neposredna podrška, putem zajedničkog portala, i posredna, kada su u pitanju rešenja i dorade za koje je potrebno vreme.

Sve je regulisano ugovorom o održavanju, koji je prilog ugovora o realizaciji projekta.

Zajednički portal
Za potrebe što jednostavnije komunikacije između članova projektnog tima, kako tokom samog izvođenja projekta, tako i kasnije, u fazi održavanja i nadgradnje sistema, kreirali smo zajednički portal u okviru koga svaki naš klijent ima posebnu adresu. Tu se nalazi sva projektna dokumentacija i ostale informacije koje se odnose projekat. Npr.:
- uloge i zaduženja pojedinaca, članova projektnog tima,
- opšta i specifična uputstva,
- dokumentacija, koju je pripremio NPS, a kojom ne raspolaže Microsoft. Ovaj deo je rezultat višegodišnjeg iskustva i velikog broja realizovanih projekata, kao i brojnih sugestija i primedbi korisnika.

Nakon starta uživo, naručiocu je omogućeno da na zajedničkom portalu naručuje nove/dodatne usluge, kao i da prati u kojoj je fazi njegova narudžba/zahtev. Isto važi za prijave i otklanjanje grešaka, kao i potvrđivanje 'Zapisnika o izvršenim uslugama'.

Našim ulaskom u New Frontier (NF) grupu, značajno se širi paleta proizvoda i usluga koju sada možemo da ponudimo svim našim aktuelnim i budućim klijentima.

Ovo prvenstveno zato što smo postavši deo NF grupe postali i član regionalne SAGA (prvi član NF grupe iz Srbije) grupe preduzeća, sa kojima dugi niz godina negujemo i razvijamo partnerske i prijateljske odnose. Takođe, sada se u punoj meri možemo osloniti i na saradnju sa svim ostalim članovima NF grupe, a prvenstveno na blisku kooperaciju sa jednim od globalno vodećih Microsoft Dynamics partnera, kompanijom XAPT.